Nicht alles automatisieren – aber das Richtige
Viele kleine und mittlere Unternehmen stehen heute vor der Frage: Welche Aufgaben lohnen sich überhaupt zur Automatisierung? Die gute Nachricht: Man muss nicht alles automatisieren. Aber es lohnt sich, gezielt nach wiederkehrenden, zeitraubenden Tätigkeiten zu suchen, bei denen eine Automatisierung echten Mehrwert bringt.
Der strukturierte Weg: Prozesse identifizieren, bewerten, priorisieren
Anstatt „aus dem Bauch heraus“ zu entscheiden, welche Aufgaben automatisiert werden sollen, empfiehlt sich ein einfacher, aber effektiver Analyseansatz: Beobachten, erfassen, bewerten.
Schritt 1: Aufgaben systematisch erfassen
Führen Sie – idealerweise gemeinsam mit Mitarbeitenden – ein paar Tage lang eine einfache Tabelle, z. B. in Excel oder auf Papier. Notieren Sie jede wiederkehrende Aufgabe, die im Alltag anfällt. Für jede Aufgabe erfassen Sie:
- Bezeichnung: z. B. „Rechnungen manuell erfassen“
- Dauer: Wie lange dauert eine einzelne Ausführung (in Minuten oder Stunden)?
- Häufigkeit: Wie oft pro Woche oder Monat kommt die Aufgabe vor?
- Stundenlohn: Was kostet diese Tätigkeit intern (geschätzt)?
- Automatisierbarkeit: Einschätzung: leicht, mittel, schwierig?
Schritt 2: Aufwand und Kosten berechnen
Berechnen Sie für jede Aufgabe:
- Zeitaufwand pro Monat = Dauer × Häufigkeit
- Kosten pro Monat = Zeitaufwand × Stundenlohn
Damit entsteht schnell ein transparentes Bild: Welche Aufgaben kosten am meisten Zeit und Geld?
Schritt 3: Potenziale identifizieren
Jetzt wird es spannend. Aufgaben mit folgenden Eigenschaften sind besonders attraktiv für Automatisierung:
- Hohe Häufigkeit und gleichbleibender Ablauf
- Einfache digitale Schnittstellen (z. B. E-Mail, Excel, Onlineformulare)
- Kein Bedarf an komplexen Entscheidungen oder manueller Kontrolle
Typische Beispiele:
- Angebots- und Rechnungserstellung
- Terminvereinbarungen
- Kundenkommunikation (z. B. automatische Antworten)
- Datenübertragung zwischen Tools
Schritt 4: Priorisierung
Bewerten Sie, welche Aufgaben:
- schnell einen spürbaren Nutzen bringen,
- ohne großen technischen Aufwand automatisierbar sind,
- und idealerweise mehrere Mitarbeitende entlasten.
So entsteht eine sinnvolle Reihenfolge: Wo anfangen, um mit wenig Aufwand spürbare Entlastung zu schaffen?
Fazit: Mit wenig Aufwand zu klaren Entscheidungen
Eine Automatisierung lohnt sich nicht pauschal – aber sie kann gezielt eingesetzt enorme Wirkung entfalten. Mit einer einfachen Checkliste und ein paar Tagen Beobachtung entsteht schnell ein realistisches Bild, wo die größten Hebel im Unternehmen liegen.
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